Le segnalazioni pervenute al progetto LIFE STOPVESPA, di persona, via telefono o email, erano verificate dalle squadre di monitoraggio. Se i nidi segnalati risultavano essere di Vespa velutina, venivano fatte intervenire le squadre di neutralizzazione composte da due persone appositamente formate che si occupavano della neutralizzazione dei nidi entro 48-72 ore dalla segnalazione.

In caso di nidi difficilmente raggiungibili, le squadre potevano contare sull’appoggio della Protezione Civile e del Corpo Nazionale dei Vigili del Fuoco, per organizzare un intervento coordinato.